Digitalisierung in der Großküche Der Seniorenwohnpark Dorotheenthal bestellt mit selly statt per Fax
In der Großküche des Seniorenwohnparks Dorotheenthal in Arnstadt kann es schon mal stressig werden. Schließlich werden hier täglich 320 Mahlzeiten für die Bewohner von insgesamt 5 Häusern zubereitet. Zweimal pro Woche kauft die Küche die Lebensmittel dafür ein – früher per Fax, jetzt am Tablet mit selly.
„Früher hatten wir unsere Ordersätze und sind dann mit einer langen Liste herumgelaufen und haben in den Speiseplänen und im Lager nachgeschaut, was wir brauchen. Das haben wir dann alles per Hand eingetragen und die 25 Seiten an unseren Lieferanten gefaxt oder per E-Mail geschickt. Wenn etwas fehlte, haben wir angerufen. Irgendwann haben wir uns gesagt: Mensch, das muss doch ein bisschen einfacher gehen“, berichtet Karin Eckardt, Küchenleitung bei der Seniorenwohnpark Dorotheental AG.
Obwohl das Unternehmen bereits bei selly registriert war, wurde die Software hauptsächlich für die Rezeptverwaltung und Speiseplanung genutzt. Neben den Fax-Bestellungen kam der Außendienstmitarbeiter des Lieferanten wöchentlich vorbei und präsentierte die aktuellen Angebote persönlich. Von ihm stammte der entscheidende Tipp an das Küchenteam: Einfach mal beim selly-Support anrufen, dort hilft man Ihnen gern weiter!
Tatsächlich gab die selly-Mitarbeiterin alles, um die Beschäftigten der Großküche telefonisch zu schulen. Vorher musste die Bestellsoftware so eingerichtet werden, dass sie möglichst pragmatisch zu nutzen war. Dafür wurden Einkaufslisten analog zu den gewohnten Fax-Listen angelegt – nur eben digital.
Nicht nur die Küche blitzt – jetzt glüht auch das Tablet im Seniorenwohnpark Dorotheenthal.
Vom Fax zur Software: Warum selly den Bestellprozess revolutioniert
Seitdem ist die Bestellung deutlich effizienter und einfacher geworden. Die in der Software hinterlegten Einkaufslisten sind auf die im 6-Wochen-Rhythmus rollierenden Speisepläne abgestimmt. Mithilfe eines Tablets und einem von selly gestellten Handscanner können zusätzlich die Barcodes der benötigten Lebensmittel eingescannt werden. „Es geht jetzt fixer, auch wenn es eine Weile gedauert hat, sich einzufuchsen“, erzählt Karin Eckardt.
Über die reine Bestellung hinaus bietet selly den Nutzern viele zusätzliche Vorteile. „Seit wir mit selly bestellen, können wir sehen, wenn Produkte nicht lieferbar sind“, sagt Karin Eckardt. Auch weitere Artikeleigenschaften werden in der Einkaufsliste angezeigt, z. B. das voraussichtliche Lieferdatum inkl. Verzögerungen, Auslaufartikel oder neue Produkte. Ebenso sind die LMIV-Daten zu Zusatzstoffen und Allergenen automatisch mit den Artikeln verknüpft und werden täglich von selly aktualisiert.
Fit für die Digitalisierung – dank Schulung und Beratung
Der Übergang war einfacher, als viele es erwartet hätten. „Die selly-Beraterin hat uns alles gut erklärt, war für Fragen sofort ansprechbar oder rief uns zurück. Sie konnte uns gut helfen, uns mit der Software vertraut zu machen“, meint Köchin Sindy Wendt. Besonders beeindruckend: Selbst die älteste Kollegin im Team, die viele Jahre Küchenerfahrung mitbringt und bisher eher wenige Berührungspunkte mit Technologie hatte, kommt mittlerweile mit selly gut zurecht.
Der Einsatz der selly-Software hat nicht nur den Bestellprozess vereinfacht, sondern auch das Küchenteam entlastet. Wo früher viel Zeit für die manuelle Bearbeitung der Bestellungen draufging, bleibt nun mehr Raum für die eigentliche Arbeit: die Zubereitung der Mahlzeiten. Zudem sorgt die Software für eine höhere Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit bei den Bestellungen. Wer hat wann was bestellt? Und wann wird es geliefert? Ein Blick in selly genügt.
Das Potenzial der Digitalisierung in Großküchen ist riesig: Neben dem Bestellprozess können in selly Einkaufslisten mit den gewünschten Artikeln direkt aus den Speiseplänen generiert werden. Auf diese Weise sind nicht lieferbare Artikel in den Rezepten ganz leicht ersetzbar. Und die Warenwirtschaftsfunktionen von selly bieten stets den aktuellen Überblick über die Lagerbestände.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit selly bequemer bestellen und Zeit sparen können? Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Fotos: Seniorenwohnpark Dorotheenthal AG
