Einen Realitätscheck wollte die Geschäftsleitung von sellysolutions: Wie sieht die Lebenswirklichkeit der Kunden aus, die mit der selly-Software arbeiten? Und was bedeutet das für die Produktentwicklung? Also ging Geschäftsführer Eric von Czapiewski für vier Tage als Praktikant in die Küche eines Krankenhauses. Auch COO Christian Hänelt wollte wissen, wie die Arbeit hinter den Kulissen aussieht und mit welchen Problemen die Köche zu kämpfen haben. Sein Einsatzort: das Catering einer Messe. Beide kamen mit vielen neuen Erkenntnissen zurück ins selly-Team.

Es sollte ein echtes Praktikum sein, bei dem Eric von Czapiewski nicht nur danebensteht und Prozesse beobachtet, sondern selbst mit anpackt. 200 Hähnchenschenkel mit Bratkartoffeln später zeigt er sich beeindruckt. In der Küche sei immer viel los gewesen, der Küchenleiter habe mit zwei Mitarbeitern hunderte Gerichte durchgekocht. „Und zwischendurch, während ein Gericht auf dem Herd steht, geht er ins Büro nebenan und klickt in wenigen Minuten die Bestellung über selly zusammen. Die Leute kennen unser System besser als ich und sind superfix beim Bestellen. Das würde man per Telefon, E-Mail oder Fax nicht so schnell hinkriegen.“

Ein Aha-Effekt: In der Küche kommt es immer anders, als man denkt. Mal wird ein Ersatzartikel geliefert oder die Essensbestellung ändert sich. Prozesse und Bedarfe lassen sich nicht perfekt planen. Im Krankenhaus werden Patienten vorzeitig entlassen, neue werden eingeliefert, OPs müssen verschoben werden. Plötzlich reichen die Hähnchenkeulen nicht und eine Lösung muss her – und zwar sofort. „Ich habe großen Respekt vor dem Improvisationstalent und der Flexibilität der Leute in der Küche“, sagt Eric von Czapiewski.

Praxistest für die Warenwirtschaftsfunktionen

Auch zum Thema Warenwirtschaftsfunktionen gewann der Geschäftsführer von sellysolutions neue Erkenntnisse: Der LKW mit den bestellten Waren kommt häufig nicht etwa dann, wenn wenig los ist und man die Ware in Ruhe prüfen und einscannen kann, sondern mitten in der Essensausgabe. „Wir sind noch mit der Auswertung beschäftigt und überlegen, was das für die Prozesse in unserer Software bedeutet“, meint Eric von Czapiewski.

Im Gespräch mit einer Diätassistentin erfuhr der selly-Chef, dass die Rezeptverwaltung für alle Standorte und Häuser über sellymenue sehr gut funktioniert: Neue Rezeptideen der Köche werden in der Zentrale geprüft: Sind die Zutaten gut lieferbar? Passen die Rezepte zu den gängigen Diäten? Werden die Qualitätsstandards eingehalten? Wenn die Rezepte abgenommen sind, stehen sie allen Häusern zur Verfügung. „Die Köche können diese Rezepte guten Gewissens verwenden und das Qualitätsmanagement ist gesichert“, berichtet der Geschäftsführer von sellysolutions.

Spätzle-Marathon auf der Messe

Bei seinem Einsatz im Catering-Team einer Messe erlebte Christian Hänelt, COO bei sellysolutions, dass der Lieferant plötzlich nicht liefern konnte, weil dessen IT-System zusammengebrochen war. „Wir sind also spontan zum 40 Kilometer entfernten Großmarkt gefahren, um die Frischware dort selbst einzukaufen.“

Auch er war von der Flexibilität und Kreativität der Guerilla Chefs unter der Leitung von Simon Kolar begeistert: „Köche sind es gewöhnt, dass irgendetwas schiefgeht. Es gibt für alles eine Lösung. Man braucht in der Situation einen kühlen Kopf und muss schnell reagieren. Als Außenstehender siehst du Fehler im Prozess und fängst an zu überlegen, wie man diesen Prozess digital untersetzen könnte, um ihn einfacher zu gestalten.“

Zwei Tage lang stand das Catering-Team von frühmorgens bis spätnachts in der Küche, um alles vorzubereiten. Und dann gingen pünktlich über 1.000 Portionen verschiedener Menüs in sechs Foodtrucks über den Tresen. „Nach dem Startschuss haben wir in den ersten 20 Minuten 200 Teller Spätzle rausgeschoben. Es war extrem anstrengend, aber man ist auch sehr dankbar, wenn man dann zufriedene Leute vor sich hat“, berichtet Christian Hänelt.

Sein Fazit: „Ich fand meinen Ausflug ins Catering sehr spannend und habe viel mitgenommen. Viele Dinge kann man nicht digitalisieren, aber fürs Catering ist die Dokumentation sehr wichtig. Wer hat was gemacht, wo stehen die vorbereiteten Gerichte? Checklisten in digitaler Form, auf die jeder Zugriff hat, sind eine gute Möglichkeit. Das nehme ich auf jeden Fall mit in unsere Entwicklungsplanung fürs kommende Jahr.“

Auch bei Eric von Czapiewski haben die Einblicke in den Arbeitsalltag der Krankenhausköche bleibenden Eindruck hinterlassen: „Man steht ab 5 Uhr in der Küche, der Zeitdruck ist enorm, es fehlt an Personal. Nicht zuletzt ist es harte körperliche Arbeit. All das motiviert mich und das selly-Team, weiter an unserem System zu feilen, um den Anwendern den Arbeitsalltag leichter zu machen.“

Beide haben viel gelernt und würden einen solchen Einsatz demnächst gern bei anderen Kunden wiederholen.

Alle Fotos: sellysolutions Servicegesellschaft mbH