Das neue Warenwirtschaftssystem (WWS) von selly ist bereits bei ausgewählten Großkunden im Einsatz. Anfang Februar gab es ein erstes Software-Update, in das die Erfahrungen aus dem bisherigen Betrieb eingeflossen sind. Die Version 2.0 ist einfacher, übersichtlicher, bietet neue Funktionen und mehr Transparenz im Workflow.

Seit dem Start des Echteinsatzes sammelt das selly-Team das Feedback der Kunden zum neuen WWS. „Dabei tauchen Probleme oder Aufgabenstellungen auf, die uns vorher nicht klar waren. Da kann man sich im Vorfeld noch so viel austauschen – plötzlich merkt man, dass es in der Praxis doch anders gemacht wird. Unser Ziel ist ja ein System, das knallhart auf die Nutzer passt“, berichtet Programmierer Patrick Holland-Moritz.

Einfacher und übersichtlicher buchen

In der Version 2.0 des WWS wurden viele Anmerkungen, Ideen und Kritikpunkte der Anwender aufgegriffen. „Wir diskutieren die Vorschläge und überlegen dann: Hat der Kunde Recht? Oft ist es ja so, dass der Kunde sich eine bestimmte Funktion wünscht. Wir merken dann aber, dass wir ihm keinen Gefallen tun, wenn wir das so umsetzen. Es ist unser Job, den ganzen Prozess vom Wareneingang bis zur Buchhaltung im Blick zu behalten. Dadurch können wir die Auswirkungen jeder  Änderung einschätzen. Manchmal entsteht aus einer kleinen Kundenidee aber auch eine viel größere Sache, die den ganzen Prozess besser macht“, erklärt Patrick Holland-Moritz.

In der neuen Version wurden die Korrekturprüfung und der Abschluss eines Belegs wesentlich vereinfacht sowie übersichtlicher und intuitiver gestaltet. Diese Verschlankung betrifft alle Belege, die mit dem Gutschriftverfahren zu tun haben – in erster Linie die Wareneingänge, aber auch die Inventur und andere Belege.

Die Arbeitsabläufe für die betriebsinternen Belege wurden ebenfalls vereinfacht. Dort, wo man nicht mehrmals kontrollieren muss, wurden die entsprechenden Workflow-Stufen gestrichen. Einen solchen Beleg kann man jetzt schneller und mit weniger Hürden – quasi mit ein paar Mausklicks – durchbuchen. Umgekehrt wurden da, wo ein externer Partner involviert ist und daher ein höheres Maß an Kontrolle erforderlich ist, entsprechende Kontrollstufen in den Workflow integriert: Wareneingang und Rückgaben werden durch ein Vier-Augen-Verfahren abgesichert.

Neu ist, dass vorhandene Ware mit dem Scanner gegenüber einer Soll-Liste abgeglichen werden kann. Fallen dabei Differenzen auf, schlägt die Software Alarm.

Mehr Workflow-Transparenz und Zusammenspiel auf verschiedenen Geräten

Wichtig ist dem selly-Team auch die Transparenz des Workflows für den Nutzer: Wo bin ich, wo komm ich her, was muss ich als Nächstes tun, was ist meine Aufgabe in der Prozesskette? Hier leitet die Software den Nutzer durch den Workflow, so dass man nichts falsch machen kann.

Auch die Vernetzung zwischen der mobilen Datenerfassung mit der App sellyping und dem Desktop-System ist noch stärker geworden. Man kann nahtlos zwischen beiden Systemen hin- und herwechseln: Wird beispielsweise ein QR-Code gescannt, ist der Beleg sofort auf dem Handy und kann dann an den nächsten Bearbeiter weitergeschickt werden. Kurze, einfache Wege zwischen den Nutzern sparen viel Zeit.

„Der Prozess ist sehr komplex“, findet Patrick Holland-Moritz. „Wir haben versucht, viele Fragen schon zu lösen, sodass der User damit gar nicht erst konfrontiert wird. Der Nutzer geht da rein und hat drei Masken auszufüllen. Aber wenn man einmal dahinterschaut, sieht man, wie viele Gedanken da drinstecken und wie viele Entscheidungen getroffen werden mussten, damit es für den Kunden möglichst einfach funktioniert.“

Bis Ende des Jahres soll das neue Warenwirtschaftssystem von selly schrittweise für weitere Kunden zugänglich gemacht werden.