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Warenwirtschaftsfunktionen - Belegcenter

Rollenverwaltung

Die Nutzung der selly Warenwirtschaftsfunktionen im erweiterten Belegwesen setzt eine Rechte- bzw. Rollenzuordnung voraus.

Die Rollenverwaltung bietet die Möglichkeit zwischen zwei Rechten, Einkäufer oder Wirtschaftsleiter, für den Zugriff auf die Funktionalität zu differenzieren.
Dabei kann ein Einkäufer den gesamten Belegfluss bis zur Endabnahme durch den Wirtschaftsleiter vorbereiten. Ein Wirtschaftsleiter kann den gesamten Belegfluss im Unternehmen kontrollieren und die Benutzer verwalten.
Das bedeutet, dass die Rollenverwaltung über autorisierte Benutzer (Einkäufer-Administrator im Benutzerkonto) geschieht und auf die Angaben in der Mitarbeiterverwaltung basiert.

Rollenverwaltung

Start

Die Rollenverwaltung ist Bestandteil der sellyApps. Sie starten daher die Rollenverwaltung, nach Anmeldung an den sellyApps, über das Kreissymbol (s. Markierung 1) und sehen jetzt alle Nutzer Ihres Benutzerkontos, d. h. Ihre eigenen Angaben und die der zusätzlich hinterlegten Mitarbeiter.

Rollen bzw. Rechte

Es wird zwischen zwei Rollen und damit Rechten (s. Markierung 2) beim Buchungsvorgang von Belegen unterschieden. Der Abschluss einer Belegbuchung ist nur einem Mitarbeiter möglich, der das Recht eines Wirtschaftsleiter besitzt.

Keine Rechte- und Rollenzuordnung
Die Nutzung der selly Warenwirtschaftsfunktionen im erweiterten Belegwesen setzt eine Rechte- bzw. Rollenzuordnung voraus.
Haben Sie diese notwendige Zuordnungen nicht vorgenommen, stehen Ihnen in den sellyApps und in der Bestell-App sellyping die selly Warenwirtschaftsfunktionen nicht zur Verfügung. Sie erhalten diesen Hinweis (s. Bild rechts).

Wechseln Sie zur Festlegung der Rechte- bzw. Rollenzuordnung für Sie und Ihre Mitarbeiter in die sellyApps und wählen die zutreffenden Optionen. Sie definieren dadurch u. a. die Berechtigungen für das Buchen Ihrer Belege und für die Nutzung Ihrer Stammdaten für alle Belegfunktionen. Dieser Vorgang muss nicht wiederholt werden. Sollten sich aber Änderungen hinsichtlich der berechtigten Mitarbeiter ergeben, bspw. ein neuer Mitarbeiter hinzugekommen sein, nehmen Sie wiederholt die Anpassungen in der Rechte- bzw. Rollenzuordnung vor.

Beispieldaten

Da Sie Administrator für Ihr Benutzerkonto sind, wird Ihnen automatisch das Wirtschaftsleiter-Recht (s. Markierung 4) zugeordnet.
Beide Stellvertreter besitzen keine Administratorrechte, somit wird für diese Mitarbeiter das Einkäufer-Recht (s. Markierung 3) vorgeschlagen.
Maik Müller kann Bestellungen erfassen und abschließen.

rechteaenderung

Änderung der Rollen bzw. Rechten

Die vorgeschlagenen Rechte können Sie hier ändern. Es kann ein oder mehrere Wirtschaftsleiter bzw. Einkäufer geben. Es muss neben dem Wirtschaftsleiter kein weiteren Einkäufer und damit Stellvertreter für den Bestellvorgang existieren.
Sie selbst als Einkäufer-Administrator bekommen immer automatisch das Wirtschaftsleiter-Recht vorgeschlagen. Sie können auch dieses hier ändern und für sich das Einkäufer-Recht wählen.
Es muss aber immer wenigstens ein Wirtschaftsleiter in der Rollenverwaltung definiert werden.

Die hier getätigten Änderungen bewirken Rechteänderung in der Mitarbeiterverwaltung Ihres Benutzerkontos.
Haben Sie in der Mitarbeiterverwaltung einem Mitarbeiter zusätzlich das Administratorrecht gegeben und definieren in der Rollenverwaltung nun für diesen Mitarbeiter (nur) das Einkäufer-Recht, entziehen Sie ihm damit auch das Admin-Recht für die Funktionen in der Mitarbeiterverwaltung.
Der Mitarbeiter kann somit weiterhin Firmendaten ändern und Kundennummern freischalten aber bspw. keine Mitarbeiter anlegen.

Kein Wirtschaftsleiter-Recht vorhanden

Sie sind nicht der Einkäufer-Administrator für Ihr Benutzerkonto, somit können Sie keine Rollen- bzw. Rechtezuordnung vornehmen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Einkäufer-Administrator.

s. Bildbeispiel Belegcenter-Erststart

Rollenverwaltung abschließen

Haben Sie die Rollen und damit Rechte für sich und Ihre Mitarbeiter definiert, beenden Sie den Vorgang mittels Klick auf [Fertig].
Nach einem Neustart der sellyApps stehen Ihnen nun die Warenwirtschaftsfunktionen und damit das erweiterte Belegcenter zur Verfügung.

Zum Start nutzen Sie das Hakensymbol im Seitenmenü.

Die Rollenverwaltung können Sie über das Seitenmenü erreichen und somit jederzeit die Rollen bzw. Rechte ändern.Mitarbeiterverwaltung

Benutzerkonto - Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung ist Bestandteil Ihres Benutzerkontos, inklusive der Rechtezuordnung. Diejenige Person, die die Registrierung und damit die Anlage des Benutzerkontos vorgenommen hat, besitzt automatisch Administratorrechte für die Verwaltung dieses Kontos. Dazu gehören die Zuordnung von Lieferanten, die Freischaltung von Sortimenten und Preisen und die Anlage von Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterkonten, als Unterkonten in Ihrem Benutzerkonto.
Haben Sie weitere Mitarbeiter definiert, werden diese in der Rollenverwaltung, mit einem Rechtevorschlag (Einkäufer- oder Wirtschaftsleiter-Recht) angezeigt.

Meine Mitarbeiter

Sie können weiteren Personen Ihres Hauses die Nutzung der sellyApps und der Bestell-App sellyping und weiteren selly-Diensten ermöglichen. Dabei kann bspw. ein Miteinkäufer für eine zweite Kundennummer bestellen oder die Urlaubsvertretung übernehmen.

Für alle Mitarbeiter werden eigene Zugangsdaten (Benutzernamen/Kennwort) definiert, sie arbeiten jedoch mit den gleichen Daten und Informationen wie Sie, d. h. Sie nutzen gemeinsam Sortimente, Einkaufslisten, die Bestellhistorie usw.
Derjenige Nutzer, der die Registrierung vorgenommen hat, wird automatisch zum Administrator, alle von ihm angelegten weiteren Nutzer sind s.g. Stellvertreter oder Miteinkäufer.

Der Administrator kann jedem Miteinkäufer jederzeit den Zugang für die sellyApps oder sellyping entziehen.

Rollen und Rechte in der Mitarbeiterverwaltung

Es stehen hier drei Einkäuferrechte zur Verfügung, die die Zugriffsrechte auf Funktionen steuern. Sie werden jeweils mit farblichen Icons gekennzeichnet.

Administrator: Ein Einkäufer-Administrator darf alle Programmfunktionen nutzen, Kundennummern freischalten und Mitarbeiter verwalten. Er ist zusätzlich Speiseplaner, d.h. er kann mit sellymenue arbeiten.

Hauptbenutzer: Ein Einkäufer-Hauptbenutzer darf offene Bestellungen/Warenkörbe von Miteinkäufern übernehmen und abschließen.

Stellvertreter: Ein Einkäufer-Stellvertreter darf eigene Bestellungen erfassen und absenden.

Beispieldaten

Im Beispiel existieren zusätzlich zum Administrator zwei Stellvertreter, Maik Müller und Mike Schneider. Beide Stellvertreter besitzen keine Administratorrechte, können somit keine Änderungen im Benutzerkonto vornehmen.
Für einen Bestellvorgang besteht der Unterschied zwischen den beiden Stellvertretern in der möglichen Übernahme von offenen Bestellungen bzw. Warenkörben von Miteinkäufern. Somit darf Mike Schneider die vorbereiteten Bestellungen vom Administrator und Miteinkäufer Maik Müller übernehmen, diese und natürlich ebenfalls seine eigenen abschließen.
Maik Müller kann eigene Bestellungen erfassen und abschließen.

s. a.
Belegcenter (sellyApps)
Belege in sellyping (Kühlhaus)
Mitarbeiterverwaltung

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